Informieren im Verein, Informieren als Verein

Vielleicht haben Sie das Problem schon erkannt und des halb diese Seite ergoogelt. Vielleicht kennen Sie das Problem nicht, aber die Fragestellung interessiert Sie. In diesem Beitrag werde ich typische Probleme und Lösungen eines mittelgroßen Vereins, dessen Mitglieder in der Welt der E-Mail und des WWW angekommen sind und – weil sie örtlich recht weit auseinander sind – diese Mittel verwenden.

Innerhalb des Vereins (interne Öffentlichkeit)

Problembeschreibung

Vorstand, Einsatzgruppen, Ortsverbände, Delegierte, Mitgliederversammlung – die Konstellationen können sehr unterschiedlich sein. Jeder Verein ist anders. In unserem Fall ist die Einsatzgruppen+Delegierten-Lösung interessant. Der Vorstand tagt immer für sich. Die Mitgliederversammlung verlangt nicht die Anwesenheit der Mehrheit der Mitglieder – die Delegierten vertreten die Gruppen und tagen mit dem Vorstand. Daraus ergibt sich automatisch ein informationelles Ungleichgewicht: Der Vorstand und die Delegierte wissen über eigene Beschlüsse genau. Die breite Masse der Mitglieder muss informiert werden. (Aber auch umgekehrt funktioniert es schlecht: Der Vorstand kennt nicht unbedingt die Probleme vor Ort – oder nur die Gerüchte darüber.)

Nicht zu unterschätzen ist die Tatsache, dass die Weitergabe von Informationen (oder vielmehr die Nichtweitgergabe) als Machtmittel eingesetzt werden kann. Mitglieder, die sich von Informationen – aus wenig plausiblen Gründen – ausgeschlossen fühlen, sind um jeden Preis zu vermeiden. Das kann zu Problemen im Verein, Austritten und sogar zur Spaltung führen.

Lösungsansätze

  • Webseite ist Pflicht. Es ist nicht notwendig, ein Intranet zu betreiben (das ist eine Webseite, die nur nach einem Login der Mitglieder geschützte Informationen anbietet). Eine Webseite kann dazu genutzt werden, um Dateien zum Download anzubieten. Der Link wird nur den Mitgliedern mitgeteilt – z.B. über den Newsletter. Ein Blog als Spezialfall bietet aktuelle Informationen zum Verein allen Lesern an – auch den Mitgliedern, die dort nur wenige „Interna“ finden.
  • Soziales Netzwerk installieren. Es kann facebook, Google+ (als geschlossene Community) oder eine selbst gehostete Software wie friendica oder HumHub sein. Die Verwaltung der Mitglieder könnte schwierig werden. Auch wenn der Vorstand eine vollständige Liste aller Mitglieder hat, ist das Einpflegen oder der Abgleich der Antragsteller gegen diese Listen ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Ganz abgesehen von der Tatsache, dass nicht jeder „in noch einem“ bzw. bei einer Datenkrake mitmachen will. Je jünger die Mitglieder sind, desto mehr Bereitschaft mitzumachen.
  • Mailingliste – Der Vorstand als Verwaltung des Vereins darf seine Mitglieder über die Vorgänge im Verein ohne deren ausdrückliche Zustimmung informieren. Einerseits ist es konkludent (ergibt sich von selbst), dass die Mitglieder an Vorgängen im Verein interessiert sind; daher datenschutzrechtlich unbedenklich. Andererseits handelt es sich hierbei nicht um Werbung, so dass das Wettbewerbsrecht nicht greift und kein Grund zur Abmahnung des Vereins durch seine Mitglieder besteht.
  • Umfragen ersetzen zwar die Beschlüsse der Mitgliederversammlung nicht, können aber bei der Vorbereitung dieser helfen. Wenn man die Wünsche und Bedarfe besser kennt, sind passendere Vorschläge selbstverständlich. (Die Mitglieder fühlen sich eher verstanden.) Ein besonderer Fall ist Doodle der auf einfachste Art und Weise die Suche nach einem passenden Termin oder gewünschten Optionen vor einer Entscheidung vereinfacht.

Wichtig ist, zu wissen, was gebraucht wird. Jedes dieser Mittel hat Anteile der Information und der Kommunikation. Jedes ist auch unterschiedlich aufwendig zu Pflegen. (Auch ein Argument, das man unter Ehrenamtlichen bedenken sollte.)

Extern (PR, Öffentlichkeitsarbeit)

Die Öffentlichkeitsarbeit ist für die meisten Vereine extrem wichtig. Die Gründe für ein starkes Bemühen um die Aufmerksamkeit einer breiten Öffentlichkeit sind: die Einwerbung von Spenden, die Gewinnung neuer Mitglieder, die Werbung für die Veranstaltungen des Vereins oder der Aufbau einer „Marke“ im Bewusstsein der Menschen. Wichtig ist die feste Existenz eines freien, öffentlichen Informationskanals auch für die Kriesenzeiten: Ist die Webseite etabliert (bekannt, in Google auffindbar) wirkt sie als Referenz auch für die Presse. Bei Facebook & Co. können Inhalte von Nutzern beanstandet und von Betreibern gelöscht werden. Man liefert sich einem (hoffentlich wohlwollenden) Betreiber aus. Mit eigener Webseite, die innerhalb der ersten Ergebnisseite bei Google erscheint, ist man da besser aufgehoben. Die Authentizität und Aktualität einer solchen Seite sind neben einem Kontaktformular Pflicht. Sie ist neben dem Jahresbericht die wichtigste und zuverlässigste Informationsquelle für die Sponsoren, Partner und Presse.

Klassische Medien

Der Wert der guten Beziehungen zur (lokalen) Presse ist nicht zu unterschätzen. Obwohl der Impact-Wert (also die Bezugnahme auf dieses Medium) in den letzten Jahren stark abnimmt, sind die immer noch eine gängige Größe. Glücklich kann sich schätzen, wer ins Fernsehen schafft. Der Einfluss von Rundfunk (insbesondere „Videobotschaften“) bleibt enorm. Vielleicht deshalb, weil es sehr „echt“ wahrgenommen wird (ein Mensch mit Gesicht und Stimme statt Buchstaben auf dem Papier). Youtube als ein weiteres Kanal kann sowohl unterstützend aber als Ersatz für die fehlende Präsenz im Fernsehen genutzt werden. Beispiel? DLRG. (Freundlicherweise denkt man dabei an Gehörlose und hinterlegt ein Transkript des Gesagten. Für fremdsprachige Zuschauer hat es zusätzlich den Vorteil, dass Google es auch live übersetzen kann.)

Soziale Medien – Pro und Contra

Google+, Facebook, Instagram etc. gehören hier selbstverständlich dazu. Die Follower möchten informiert werden, was läuft. Jedoch bringt dieses Werkzeug kaum dauerhafte Vorteile. Es kann schon zum Vollzeitjob ausarten, die Kanäle zu Pflegen. Man muss Ideen entwickeln, Material produzieren, im Kontakt bleiben, Anfragen beantworten. Man steht im Wettbewerb um die Aufmerksamkeit der Menschen und muss einiges anbieten. Der Lohn für die Arbeit ist dafür meist von kurzer Dauer. Die Postings rutschen so schnell so weit nach unten durch… Die Reaktionen auf die News sind erfahrungsgemäß innerhalb von drei Tagen bei 99%. Da macht es Sinn, diese Postings um den eigenen Weblog herum zu platzieren. Verlinken als Hinweis auf ein ausführliches, gut sichtbares Posting im Blog erreicht beides: Aktualität und Dauerhaftigkeit im WWW.

Einwerbung neuer Mitglieder

Die demografische Entwicklung treibt vielen Vereinsvorständen Tränen in die Augen. Da ist weit und breit keiner für die Vereinsziele zu begeistern. Etwas, wofür man die eigene Lebenszeit eingesetzt hat; etwas, das dem Wohle der anderen dienen sollte… interessiert scheinbar niemanden.

Ich kann es nachvollziehen, dass einige aufgeben und sich zurückziehen. Vieles ist das Kind seiner Zeit und muss mit seiner Zeit auch vergehen. Anderes ist nach wie vor aktuell und der Idee nach imstande, Nachfolger zu begeistern. Damit das funktioniert, ist es wichtig:

  • herauszugehen (auf dem Markt der Möglichkeiten in Erscheinung treten)
  • die Idee und nicht die Umsetzung anzupreisen (die Kreativität der möglichen Mitglieder ansprechen und nicht in die bestehende Hierarchie eingliedern wollen)
  • auf die stete Präsenz in der Öffentlichkeit aufzubauen (siehe oben)
  • mit anderen Vereinen Bündnisse zu schließen
  • Interessenten persönlich anzusprechen

Als unbekannte Organisation ohne ansprechende Ziele oder mit einer altbackenen Arbeitsweise hat man es schwer, in einer Gesellschaft, die auf Unverbindlichkeit, Spaß und Kreativität setzt, anzukommen. Hilfreich ist die Anwesenheit bei Veranstaltungen anderer Vereine (z.B. verbunden mit Unterstützung für ihr Werk). Ein Rollup, einheitliche Kleidung mit dem Logo und dem Namen des Vereins oder ein Banner machen den Verein „anwesend“. Persönliche Ansprache wirkt motivierend. (Die persönliche Ebene wirkt immer am meisten, muss aber erst durch einen Rahmen wie z.B. einen Stand während einer fremden Veranstaltung aufgebaut werden.)

Das Interesse fokussiert ansprechen

Ein besonderes Werkzeug setzt z.B. die Notfallseelsorge ein. Ihr Einsatzgebiet ist mit hohen psychischen Belastungen verbunden und geschieht zugleich im Verborgenen. Die Zielsetzung ist allen klar und wird von allen befürwortet. Doch wo und wie vermittelt man einem Interessenten die Informationen, die er zur Prüfung seiner Eignung braucht? Die Antwort lautet: Info-Veranstaltung. Während die Webseite viele Informationen bereits enthält, bleiben Fragen unbeantwortet. Der Austausch mit den Praktikern (z.B. im Rahmen einer Simulation, wie es die Feuerwehren tun) hilft hier bei der Entscheidungsfindung.

Eine solche Veranstaltung gehört an die Presse mitgeteilt, auf der eigenen Webseite wenigsten einen Monat vorher angepriesen und als Veranstaltung in sozialen Medien platziert (jedes Sharen des Postings bringt zusätzliche Wahrnehmung). Eine E-Mail-Adresse für die Anmeldung, eine Beschreibung der Inhalte mit einem Bild und ein Link zur Örtlichkeit mit dem Hinweis auf verfügbare Parkplätze in Umfeld sind heutzutage Pflicht. Ein QR-Code des Typs iCal (Angaben zur Ereignis) auf den Plakaten oder die iCal-Datei in der Einladung auf der Webseite als Download senken die Hürden zusätzlich bzw. unterstützt den Interessenten dabei, dieses wichtige Datum im Smartphone abzuspeichern.

Abschluss

Wie wir gesehen haben, ist nicht alles Online machbar. Doch ohne das Web mit seinen vielen Facetten geht nur wenig. Mit einer perfekten Darstellung der hehren Ziele des Vereins deckt man meist genau den Bedarf, den man selbst bei den Interessenten geweckt hat (vgl. Propaganda von E. L. Bernays). Die Soziale Medien sind intern wie extern nutzbar. Eine aktuelle Webseite ist Pflicht, ansprechend gestalteter Jahresbericht als gedrucktes Heft die Kür. Mailinglisten und Umfragen sorgen für den richtigen Informationsfluss in beide Richtungen – zwischen den Mitglieder und dem Vorstand aber auch zwischen dem Verein und seinen Sponsoren.

Vieles dieser Inhalte sind meine persönlichen Erfahrungen und Wissen. Einige Dinge statistisch auch belegbar (hier fehlen mir leider die Quellen – man liest so viel, es bleibt nur das Wichtigste hängen). Das Meiste wird Ihnen hoffentlich einleuchtend und hilfreich sein. Für Fragen stehe ich zur Verfügung.

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